Brauchen wir eine KI-Schulung — und was muss dokumentiert sein?
KI-Kompetenz nach Artikel 4: Was Unternehmen nachweisen müssen
Seit Februar 2025 verlangt Artikel 4 der KI-Verordnung von Anbietern und Betreibern, etwas für die KI-Kompetenz ihrer Leute zu tun. Seit dem KI-Omnibus vom Juli 2026 ist die Pflicht ausdrücklich schlanker: Gefordert sind Maßnahmen, die die KI-Kompetenz unterstützen – ein bestimmtes Niveau pro Person muss nicht garantiert werden. Parallel dazu ist ein Markt für Zertifikate entstanden, der den Eindruck erweckt, es gehe um eine Prüfung. Es geht um etwas anderes.
Kurz gesagt
Artikel 4 verlangt Maßnahmen, keine Zertifikate. Vorgeschrieben ist weder ein Format noch ein Umfang noch ein Anbieter. Verlangt ist, dass Sie etwas dafür tun, dass die Menschen, die in Ihrem Auftrag KI einsetzen, verstehen, was diese KI tut, wo sie sich irrt und wann sie einen Menschen fragen müssen. Außerdem muss sich nachvollziehen lassen, dass Sie dafür etwas getan haben.
Auf dieser Seite
Was die Vorschrift verlangt und was nicht
Artikel 4 benennt ein Ziel und keinen konkreten Lehrplan. Das Maß richtet sich ausdrücklich nach den technischen Kenntnissen und der betrieblichen Rolle der betroffenen Personen, ihrer Erfahrung und Ausbildung sowie dem Kontext, in dem die Systeme eingesetzt werden. Genau deshalb lässt sich die Frage „Wie viele Stunden brauchen wir?“ nicht allgemein beantworten.
Verlangt ist
Maßnahmen, die Ihren Leuten helfen, die KI-Werkzeuge einzuordnen, die sie tatsächlich benutzen: wozu sie taugen, wozu nicht, welche Daten eingegeben werden dürfen und wer entscheidet, wenn es unklar wird.
Nicht verlangt ist
Ein bestimmtes Zertifikat, ein akkreditierter Anbieter, eine Mindeststundenzahl oder eine Prüfung. Es gibt keine vorgeschriebene Zertifizierung für KI-Kompetenz, und wer eine als Pflicht verkauft, verkauft etwas, das die Verordnung nicht kennt.
Was sich mit dem KI-Omnibus geändert hat
Mit der Verordnung (EU) 2026/1744 wurde Artikel 4 neu gefasst, in Kraft seit 27. Juli 2026. Vorher hieß es, Unternehmen müssten „nach besten Kräften“ ein ausreichendes Maß an KI-Kompetenz sicherstellen. Jetzt müssen sie Maßnahmen ergreifen, um die Entwicklung der KI-Kompetenz zu unterstützen, und die Vorschrift stellt klar, dass kein bestimmtes Niveau garantiert werden muss.
Abgeschafft ist die Pflicht nicht. Praktisch bleibt es bei dem, was auf dieser Seite steht: wissen, welche KI im Betrieb läuft, die Leute rollenbezogen einweisen und das dokumentieren.
Was „angemessen“ für Ihre Größe bedeutet
Der Zuschnitt hängt weniger an der Mitarbeiterzahl als daran, wie viele verschiedene Rollen mit KI in Berührung kommen und wie sensibel die Daten sind, die dabei im Spiel sind. Als grobe Orientierung hier drei Muster, die sich oft in der Praxis wiederfinden:
Bis etwa zehn Personen
Eine gemeinsame Sitzung für alle, ergänzt um eine Seite mit den Regeln. Die Geschäftsführung ist ohnehin dabei, es gibt keine signifikante Rollentrennung, die eine getrennte Behandlung rechtfertigen würde. Der Aufwand liegt bei etwa einem halben Tag.
Etwa zehn bis fünfzig Personen
Hier lohnt sich die Trennung: eine kurze Einheit für alle, die KI im Alltag benutzen, und eine eigene für diejenigen, die über neue Werkzeuge entscheiden oder mit besonders sensiblen Daten arbeiten. Der zweite Teil ist dabei der wichtigere und wird oft vergessen. Pro Gruppe und Einheit kann hier bis zu einer Gruppengröße von ca. 15 Personen auch etwa ein halber Tag veranschlagt werden.
Fünfzig bis zweihundertfünfzig Personen
Mehrere Gruppen, oft mehrere Standorte, und damit zwangsläufig ein wiederkehrender Ablauf statt einer einmaligen Aktion. Ab dieser Größe ist die Frage nicht mehr, ob geschult wird, sondern wer neue Beschäftigte einweist, wenn die erste Runde vorbei ist. Hier lohnt sich eine Schulung für Schulende, damit dieses Wissen auch intern fortverbreitet werden kann.
Was dokumentiert sein sollte
Die Verordnung schreibt keine bestimmte Dokumentation vor. Trotzdem ist eine sinnvoll, und zwar aus einem einfachen Grund: Ohne sie lässt sich später nicht zeigen, dass es die Maßnahmen gegeben hat. Ein Dokument, das diese sieben Punkte beantwortet, reicht in den allermeisten Fällen aus.
- Wer wurde einbezogen, namentlich oder nach Rolle?
- Wann hat es stattgefunden?
- Welche Inhalte wurden behandelt?
- Wie wurde der Bezug zu den Rollen hergestellt?
- Auf welche Werkzeuge bezog es sich konkret?
- Wer hat es durchgeführt?
- Wann und aus welchem Anlass wird es aufgefrischt?
Der vierte und fünfte Punkt sind die, an denen sich echte von symbolischer Einweisung trennt. Eine Schulung, die nicht klärt, für welche Rollen und Werkzeuge im Betrieb sie gilt, hat ihren Zweck nicht erfüllt.
Der häufigste Fehler: Schulung ohne KI-Inventar
Viele Betriebe beginnen bei der Schulung, weil sie die sichtbarste Maßnahme ist und sich einfach einkaufen lässt. Das führt regelmäßig zu einer Veranstaltung über ChatGPT in einem Betrieb, in dem die eigentliche KI längst in der Branchensoftware, im Bewerbermanagement und in der Telefonanlage sitzt.
Die Reihenfolge ist deshalb umgekehrt: erst wissen, was im Betrieb läuft und dann entscheiden, wer was wissen muss. Ein KI-Inventar kostet nicht viel und macht aus einer allgemeinen Schulung eine, die Ihren Mitarbeitern und dem Betrieb tatsächlich etwas bringt.
Woran Sie ein untaugliches Angebot erkennen
Es nennt eine Pflicht, die es nicht gibt
Formulierungen wie „gesetzlich vorgeschriebene KI-Zertifizierung“ oder „AI-Act-Zertifikat für Mitarbeitende“ beschreiben nichts, was in der Verordnung steht. Wer so wirbt, hat entweder selbst nicht richtig recherchiert oder rechnet damit, dass Sie es nicht tun.
Es kennt Ihre Werkzeuge nicht
Ein Webinar, das für jedes Unternehmen gleich ist, kann nicht sagen, welche Daten in Ihre Praxissoftware oder Ihr ERP dürfen. Genau das ist aber die Frage, die im Alltag gilt, und was mit "rollenspezifischer KI-Kompetenz" gemeint ist.
Das Zertifikat ist das Produkt
Wenn der Nachweis stärker beworben wird als der Inhalt, ist das Angebot auf das Dokument optimiert und nicht auf die Kompetenz. Im Ernstfall zählt, was Ihre Mitarbeiter gelernt haben und umsetzen können, nicht was auf dem Papier steht.
Der nächste Schritt
Wenn Sie das nicht allein machen wollen: Die vier Bausteine
Baustein 4 ist genau diese Maßnahme: Rollenbezogen zugeschnitten und mit einer Dokumentation, die die sieben Fragen oben beantwortet.
Vor Ort
Was das in der Region bedeutet
Der praktische Engpass ist selten der Inhalt, sondern der Kalender. Ein Fertigungsbetrieb im Schichtbetrieb bekommt das Team nicht gleichzeitig in einen Raum, und eine Praxis kann nicht geschlossen werden, um alle auf einmal zu schulen. Vor Ort im Zollernalbkreis und den angrenzenden Landkreisen kann ich das auch über mehrere kurze Termine an einem Tag lösen, statt über eine lange Veranstaltung.
Vor Ort im Zollernalbkreis, in Rottweil, Tuttlingen, Freudenstadt, Tübingen und Reutlingen — und im gesamten Großraum Stuttgart.
Häufige Fragen
Was dazu am häufigsten gefragt wird
Ist eine KI-Schulung für Unternehmen Pflicht?
Brauchen Mitarbeitende ein Zertifikat für KI-Kompetenz?
Wie viel Schulung ist für ein kleines Unternehmen angemessen?
Was muss über eine KI-Schulung dokumentiert werden?
Gilt die KI-Kompetenzpflicht auch für Aushilfen und Externe?
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Fragen, die sich daran anschließen
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Quellen
- Europäische Kommission — FAQ zur KI-Kompetenz
- Verordnung (EU) 2024/1689, Art. 4
- Verordnung (EU) 2026/1744 (Digital-Omnibus-Verordnung zur KI)
Diese Seite erklärt betriebliche Anforderungen und ersetzt keine Rechtsberatung. Wo eine Frage tatsächlich juristisch zu entscheiden ist, weise ich Sie darauf hin und empfehle, wer sie beantworten muss.
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