Wie bekommen wir einen Überblick über unsere KI-Nutzung?
KI-Inventar erstellen: Erfassen, was im Haus wirklich läuft
Fast jede Maßnahme zur KI-Verordnung setzt voraus, dass Sie wissen, was im Haus eingesetzt wird. Fast kein Unternehmen weiß es beim ersten Fragen, nicht aus Nachlässigkeit, sondern weil ein großer Teil der KI nicht als strategische Entscheidung zum Einsatz kam, sondern als Update in Bestandssoftware, Eigeninitiative von Einzelnen oder über ein "kurzes Ausprobieren".
Kurz gesagt
Ein KI-Inventar ist die gepflegte Liste dessen, für was im Betrieb tatsächlich KI benutzt wird, einschließlich der Funktionen, die mit einem Software-Update dazukamen. Zehn Fragen je Eintrag genügen. Entscheidend ist nicht die absolute Vollständigkeit beim ersten Durchgang, sondern dass die Liste danach konsequent weitergeführt und gepflegt wird.
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Stand: 11. September 2026 · Diese Seite wird gepflegt, wenn sich die Lage ändert.
Warum eine Tool-Liste nicht reicht
Die naheliegende Variante ist eine Aufzählung der Programme, die jemand freigegeben hat. Sie greift aus drei Richtungen zu kurz. Erstens fehlt darin alles, was nie freigegeben wurde und trotzdem benutzt wird: Die privaten Konten, die Browser-Erweiterung, das Werkzeug, das jemand für ein Angebot ausprobiert und dann behalten hat. Zweitens fehlt alles, was niemand als KI wahrnimmt, weil es als Funktion in einem Programm steckt, das man seit Jahren hat. Zuletzt ist damit auch keine gute Grundlage für eine ordentliche Risikoklassifizierung nach EU-KI-VO geschaffen, diese wird nämlich nicht nach KI-Werkzeug, sondern nach Anwendungsfall aufgeschlüsselt.
Ein Inventar erfasst deshalb nicht Programme, sondern Verwendungen. Dasselbe Werkzeug kann harmlos und heikel zugleich sein, je nachdem, wer es wofür mit welchen Daten benutzt, und genau diese Unterscheidung braucht jede spätere Entscheidung.
Die zehn Fragen je Eintrag
Mehr braucht es nicht, und weniger sollte nicht sein. Die Reihenfolge ist bewusst so gewählt, dass die einfachen Fragen vorn stehen und das Risiko des Hängenbleibens beim Ausfüllen minimiert wird.
- Welches Werkzeug oder welche Funktion ist es?
- Wozu wird es benutzt, welche Aufgabe erledigt es?
- Wer benutzt es, nach Rolle oder Abteilung?
- Welche Daten gehen hinein, und wie sensibel sind sie?
- Was kommt heraus, wer verlässt sich darauf, wer kontrolliert es?
- Wirkt das Ergebnis nach außen, zu Kunden, Bewerbern oder Behörden?
- Wer ist der Anbieter, und wo werden die Daten verarbeitet?
- Sind wir dabei Betreiber, oder rutschen wir in eine Anbieterrolle?
- Ist der Einsatz freigegeben — und von wem?
- Wer kontrolliert das wann wieder?
Wo Sie suchen müssen, um nichts zu übersehen
Der erste Durchgang findet üblicherweie nur einen Teil. Der andere Teil steckt an Stellen, an die beim ersten Durchlauf nicht gedacht wurde. Mit dieser Liste eine Begehung durchzuführen bringt mehr als eine Rundmail.
- Die Release-Notes Ihrer Branchen- oder Praxissoftware der letzten zwei Jahre.
- Die Office-Umgebung: Assistenzfunktionen in Textverarbeitung, Tabellen, E-Mail und Besprechungen.
- Browser-Erweiterungen auf den Arbeitsplätzen.
- Marketing- und Vertriebswerkzeuge, von der Textgenerierung bis zur Lead-Bewertung.
- Telefonanlage, Kundenservice und alles, was Gespräche mitschreibt oder zusammenfasst.
- Bewerbermanagement und Personalsoftware: Hier wird es regulatorisch am schnellsten ernst.
- Übersetzung, Transkription und Dokumentenerkennung.
- Private Konten, die für dienstliche Aufgaben benutzt werden.
Der letzte Punkt gelingt nur ohne Schuldzuweisung. Wer Schatten-KI als Regelverstoß behandelt, bekommt eine unvollständige Liste, denn die Nutzung verschwindet dann nicht, sie wird nur unsichtbar.
Von der Liste zur Reihenfolge
Das Inventar ist kein Selbstzweck. Sobald es steht, sortieren Sie es zweimal: einmal nach Risiko und einmal nach Nutzen. Einträge mit sensiblen Daten oder Außenwirkung gehören zuerst geklärt, unabhängig davon, wie nützlich sie sind. Einträge mit hohem Nutzen und geringem Risiko sind die Kandidaten, die man ausbauen statt einschränken sollte.
Aus diesen beiden Sortierungen ergibt sich die Reihenfolge der nächsten Monate fast von selbst, und zwar eine, die sich gegenüber der Geschäftsführung begründen lässt, weil sie auf einer Liste beruht und nicht auf einem Bauchgefühl.
Wer es führt und wie oft
Ein Inventar, das einmal erstellt und dann abgelegt wird, ist nach dem nächsten Software-Update nicht mehr nützlich. Es braucht deshalb genau zwei Festlegungen: eine benannte Person, bei der neue Werkzeuge gemeldet und von dieser gepflegt werden, und einen festen Termin, an dem die Liste kontrolliert wird. Solange die Meldestelle funktioniert, reicht für die vollständige Kontrolle ein Termin im Quartal.
Damit ist das Inventar gleichzeitig die Grundlage für das Regelwerk und für die Einweisung: Es sagt, welche Werkzeuge geregelt werden müssen und wer über sie Bescheid wissen muss.
Vor Ort
Was das in der Region bedeutet
Ein Inventar entsteht deutlich schneller im Haus als per Fragebogen, weil die entscheidenden Einträge meist im Gespräch am Arbeitsplatz auftauchen und nicht im Formular. Im Zollernalbkreis und den angrenzenden Landkreisen ist eine solche Begehung kurzfristig machbar und in der Regel an einem Vormittag erledigt.
Vor Ort im Zollernalbkreis, in Rottweil, Tuttlingen, Freudenstadt, Tübingen und Reutlingen — und im gesamten Großraum Stuttgart.
Der nächste Schritt
Wenn Sie das nicht allein machen wollen: AI-Readiness-Check
Der Readiness-Check baut auf genau dieser Erfassung auf und ordnet sie entlang von vier Dimensionen ein. Sie bekommen also nicht nur eine Liste, sondern eine begründete Reihenfolge.
Häufige Fragen
Was dazu am häufigsten gefragt wird
Ist ein KI-Inventar nach der KI-Verordnung Pflicht?
Die Verordnung verlangt kein Verzeichnis in einer bestimmten Form. Sie verlangt aber Dinge, die ohne Überblick nicht zu leisten sind: die Einordnung des eigenen Einsatzes, die bestimmungsgemäße Verwendung, die Sicherstellung von KI-Kompetenz und gegebenenfalls Transparenz nach außen. Das Inventar ist deshalb kein Selbstzweck, sondern die Voraussetzung für fast alles andere.
Wie lange dauert es, ein KI-Inventar zu erstellen?
Das hängt stark von der Größe des Betriebs, der Motivation der Mitarbeiter und der Komplexität der technischen Landschaft ab. In einem kleinere Betrieb ist der erste brauchbare Stand an einem Tag zu schaffen, wenn die richtigen Leute im Raum sind: Jemand aus der IT oder von der Software-Betreuung, jemand aus der Verwaltung und jemand aus dem operativen Kern. Vollständig wird die Liste dabei nicht, aber zumindest so vollständig, dass Prioritäten gesetzt werden können.
Gehört auch KI in die Liste, die wir gar nicht bewusst eingeführt haben?
Insbesondere. Ein großer Teil der KI-Nutzung in kleinen und mittleren Unternehmen ist nicht als Projekt in den Betrieb gekommen, sondern als Funktion in einer Software, die es ohnehin schon gab. Wer nur die bewussten Entscheidungen erfasst, übersieht die Anwendungen, bei denen Daten und Verantwortlichkeiten am unklarsten sind.
Was machen wir mit privat genutzten KI-Werkzeugen?
Erfassen, ohne zu sanktionieren. Private Konten für dienstliche Aufgaben entstehen fast immer aus Arbeitsdruck und fehlenden freigegebenen Alternativen, nicht aus Regelbruch. Wer die Nutzung sichtbar machen will, muss sie zunächst folgenlos melden lassen können; erst danach lässt sich entscheiden, ob eine freigegebene Alternative bereitgestellt oder der Einsatz beendet wird.
Reicht eine Tabelle, oder brauchen wir ein Werkzeug dafür?
Für die allermeisten Betriebe reicht eine Tabelle. Ein spezialisiertes Werkzeug lohnt sich erst, wenn viele Standorte oder Rollen zu koordinieren sind oder wenn das Inventar mit anderer Dokumentation verknüpft werden muss. Ein häufiger Fehler ist nicht ein "zu einfaches" Werkzeug, sondern eine zu komplizierte Struktur oder Prozess, was die Erreichung des eigentlichen Zwecks durch eingebaute Komplexität lahmlegt.
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